Tietosuojakäytöntömme

Tämä on SMP Arboristit Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 03.08.2020. Viimeisin muutos 10.02.2023.

1. Rekisterinpitäjä

SMP Arboristit Oy, hampuntie 4 D 4, 36220 Kangasala

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Mikko Pääskynen, mikko.paaskynen@smp-arboristit.fi, 044 989 9370

3. Rekisterin nimi

Yrityksen asiakas-, sidosryhmä ja markkinointirekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

SMP Arboristit Oy kerää ja käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Sopimuksen mukaisten palveluiden tai tuotteiden toimittaminen
• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• Toimintaan ja palveluihin liittyvä asiakas- ja muu viestintä
• Myynti ja markkinointi
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja/tai Rekisterinpitäjän lainmukaisten vaatimusten täyttäminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu tyypillisesti SMP Arboristit Oy:n ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöönpanoon. Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi myös olla rekisteröidyn antama suostumus. Siltä osin kuin kyse on lakimääräisten velvollisuuksien täyttämisestä, henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Infraympäristön puustonpoistohankkeita ja yhteismyyntejä varten tallennetaan myös seuraavia tietoja: henkilö- tai y-tunnus, tieto alv-velvollisuudesta, kiinteistötunnus, kiinteistön omistusmuoto, kiinteistön mahdollisen vuokralaisen nimi ja yhteystiedot, tieto kiinteistön PEFC tai FSC sertifioinnista, tilinumero, tilin omistaja, asiakkaan itse antamat lisätiedot ja sopimuksen mukaisten palveluiden tai tuotteiden toimittamiseen tarvittavat muut tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään pääosin Rekisteröidyltä itseltään yhteydenottolomakkeiden, valtakirjojen ja sopimusten, lähetettyjen sähköpostien ja puheluiden perusteella ja muiden mahdollisten tilanteiden yhteydessä, jossa Rekisteröity luovuttaa tietojaan Rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteriin tallennettavia tietoja kerätään Rekisterinpitäjän verkkosivujen kautta, Rekisterinpitäjän asiakastietojärjestelmistä sekä julkisista tietolähteistä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin siitä on sovittu Rekisteröidyn kanssa.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen niin edellyttäessä sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.

Rekisteröityjen tietoja saatetaan joissakin tilanteissa luovuttaa Rekisterinpitäjän alihankkijoille tai yhteistyökumppaneille. Tällaiset tahot käsittelevät henkilötietoja luottamuksellisesti ja erillisen kirjallisen sopimuksen perusteella Reksiterinpitäjän kirjallisten ohjeiden mukaisesti.

Tietoja voidaan siirtää ja tallentaa Rekisterinpitäjän toimesta Rekisterinpitäjän käsiteltäväksi tai Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanin Rekisterinpitäjän puolesta käsiteltäväksi myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja Suomen tietosuojalain säädöksen huomioiden.

Mikäli tietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, tapahtuu se Rekisterinpitäjän toimesta aina lainmukaisella perusteella:

a) Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;

b) Rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (joista toimitetaan jäljennös pyydettäessä);

c) Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen siirtämiselle; tai

d) Henkilötietojen siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 10. Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää Rekisteröidyn tietoja vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelyn perusteluiden ja tarkoituksen toteuttamiseksi tai niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).